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ビジネスメールの基本マナー
メールを送る際の注意点
送信側・受信側の環境が違うと、メールが開けない、文字化けする、添付ファイルが開けない、などの問題が発生することがあります。
そういった事態を防ぐために、次のことに気をつけましょう。
メール形式
メール形式には「テキスト形式」と「HTML形式」があります。HTML形式は、強調部分を太字にする、あるいは色を変えるなどの編集ができますが、ウィルス感染の危険性があることから、相手がHTMLメールの受信を許可していない場合があります。
特に、社外へのメールはテキスト形式で送るのが望ましいです。
▼テキスト形式
▼HTML形式
使えない文字
①、 ㈱などの囲み文字、Iなどのローマ数字などは機種依存文字で、相手の環境によって正しく表示されず文字化けしてしまいます。また、半角カナも文字化けする場合があります。機種依存文字や半角カナ文字は使わないようにしましょう。添付ファイル
◎送る前にウィルスチェックをしましょうあなたの会社のウィルス対策が万全であっても、万が一ということがあります。
◎添付ファイルは1～2MBまでに収めましょう
重いファイルは相手先のサーバーに負荷をかけるだけでなく、重すぎて届かないこともあります。重いファイルは、ファイル転送サービスなどを利用すると便利です。
◎相手が開けるファイル形式で送りましょう
特殊なソフトのファイルや、バージョンの違いで相手方でファイルが開けないことがあります。たとえば、Microsoft® Office 2007以上のファイルは、2003以前のバージョンでは開けません（マイクロソフトから配布されている互換機能パックをインストールすることで開くことはできます）。
◎機密情報にはパスワードをかけましょう
添付ファイルにパスワードをかけ、パスワードは別メールで通知します。また、メール本文でも「機密情報」であることを明記します。
読みやすいメールのポイント
テキストメールの場合、文字の大きさを変えたり、図を入れたり、といったレイアウト編集ができません。
こみいった説明を単調な文字だけでしようとすると、長く理解しにくい文章になってしまうことがあります。要件をわかりやすく伝えるには、書き方に工夫が必要です。
◎要件は簡潔に書く
だらだらと長い文章は読みにくいばかりか、重要な点が見落とされる可能性があります。簡潔に、見やすく書くことを心がけましょう。
・ 長くても4～5行ごとに空白行を入れる
・ 記号を用いて見出しや強調点を目立たせる
・ ポイントは箇条書きにする
など工夫してください。
▼読みにくいメール
▼読みやすいメール
◎結論は最初に書く必ず伝えたい重要なことは、はじめに書いておきましょう。
そのメールが長かったら、最後まできっちり読んでもらえないかもしれません。また、「結局何が言いたいのか」が明確に伝わらないこともあるからです。
◎1通のメールに複数の要素を入れない
同じ相手に伝えることだからといって、複数の要件を1通のメールに書いてしまうと、どちらかが忘れられる場合があります。
ひとつめの要件を読んだ時点で「要件は伝わった」と受け手側は思い、続きがあることに気づかない、あるいは、ふたつめの要件に気がいってしまって、ひとつ目のことを忘れてしまう、ということもままあります。
よって、1通のメールはひとつの要件で完結させる、という配慮が必要です。
重要・急ぎのメール
毎日何通ものメールが流れてくると、件名を見て、重要でないと判断されたメールは後回しにされたり、ともするとそのまま忘れ去られてしまうことがあります。
そうならないように、まずは件名をみて「重要だ」「急ぎの用件だ」と伝える必要があります。
◎件名でアピール
メールが重要であるかそうでないかは、件名で判断されます。
件名にはできるだけ具体的な内容を入れ、特に重要な情報や急ぎの情報は、冒頭に【重要】、【至急】などの文字を入れると目に入りやすくなります。
例）【重要】2012/7/20会議資料：「○○」について
◎対応、返信が必要な場合は期限を明記
相手に何かを依頼したり、返信を求める場合は、その期限を書いておきます。
特に緊急を要する場合、「至急」と書いても、どのくらい急ぎなのか相手にはわかりません。期日（時間まで）は忘れずに書きましょう。
メールは大変便利なツールですので、日々送信・受信するメールは増えてきます。
便利といっても、そのメールの処理で時間をとられすぎるのでは元も子もありません。
送る側は「できるだけ簡潔にわかりやすく」、受信側は「優先順位を意識して」効率的なメール・コミュニケーションを実践してください。
