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ビジネス文書の書き方・マナー

ビジネス文書は、「正確・明確・簡潔」が基本です。
「〜と思われる」、「〜頃」といったあいまいな表現や、無駄に長い文章、専門用語の多用は理解しにくいのでNGです。
また、ビジネス文書は会社の公式文書ですから、誤植や誤った言葉の使い方がされていないかチェックする必要があります。
あとは、下記の必要項目をきちんと網羅していればOKです。

ビジネス文書の具体的な文例については、「ビジネス文例集」をご利用ください。

社外文書


日付…文書の発行日を記入します。
宛先…社名、部署名、役職名、氏名を書きます。会社宛、部署宛の場合は、役職・氏名はなしで敬称は「御中」とします。社名につく「株式会社」は、(株)など省略しないのがマナーです。
差出人…社名、部署名、役職名、氏名を書きます。電話番号などの連絡先を入れる場合もあります。
タイトル…要件がひと目でわかるタイトルを書きます。
本文…前文(頭語・時候の挨拶・感謝)、主文(要件)、末文(しめくくり・結語)の流れで書きます。
別記…要点を箇条書きにまとめます。
(追記…追記があればこの後に書き添えます)
※このほか、冒頭に文書番号を記入すると、管理しやすくなります。

社内文書


日付…文書の発行日を記入します。
宛先…特定の個人宛の場合は、部署名、役職名、氏名を書きます。社員全員に対する場合は「社員各位」とします。
差出人…部署名、役職名、氏名を書きます。通常の通知文の場合は省略することもあります。
タイトル…要件がひと目でわかるタイトルを書きます。
本文…頭語・結語や時候の挨拶などはなしで、要件を書きます。
別記…要点を箇条書きにまとめます。
(追記…追記があればこの後に書き添えます)
※このほか、冒頭に文書番号を記入すると、管理しやすくなります。

間違いやすい敬称表記



意外に間違えやすいのが敬称です。次のようなケースは間違えやすいので気をつけましょう。
正) お取引先各位  誤) お取引先様各位、お取引先各位様
…「各位」が敬称で「皆様」をあらわしますので、「〜様各位」「〜各位様」「〜各位殿」は二重敬語になります。

正) 山上社長  誤) 山上社長様
…役職名は敬称でもあるため、役職の後に「様」をつけると、二重敬語になります。

正) A株式会社 総務部御中  誤) A株式会社 総務部様
…個人宛の敬称は「様」、組織宛の敬称は「御中」です。

文章を作成したら、漏れがないか、誤りがないかいまいちど確認してから渡すようにしましょう。
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