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ビジネスメールの基本マナー

ビジネスシーンでは、情報伝達の手段として頻繁にメールが使われます。
まず、相手の都合を慮ることなく、いつでも送ることができるというメリットがあります。
海外とのやりとりも、メールなら時差や通信費を気にせずにすみますし、「外国語を電話で話すのは苦手だが書くのはなんとか」という多くのニッポン人にはありがたい存在です。
さらに、メールは記録も残ります。添付ファイルも送れます。

このように、メールはとても便利な情報伝達手段ですが、使い方を間違うと相手に不快感を与えることもあれば、迷惑をかけてしまうこともあります。また、書き方によっては要件がきちんと伝わらなかったり、日々届くたくさんのメールの中に埋没してしまう危険性もあります。

ここでは、ビジネスメールのマナーと書き方のポイントを簡単に解説します。

ビジネスメールの必須項目


ビジネスメールの基本は、簡潔に要件を伝えることです。
はじめてメールする相手でなければ、紙の文書のように、季節の挨拶や、「拝啓/敬具」などの言葉は要りません。
ただし、相手の社名や名前、自分の所属や連絡先を記した署名は忘れないようにしてください。

宛名…相手の社名、氏名
冒頭挨拶…「いつもお世話になっております。」など
名乗り…自分の社名、名前
本文
結びの挨拶…「今後ともよろしくお願い申し上げます。」など
署名…社名、部署名、氏名、連絡先、URL

TO(宛先)、CC、BCCの使い方


メールの宛先欄には、TO(宛先)、CC、BCCと、3つの枠があります。これらは正しく使い分けましょう。

TOとCC(Carbon Copy)

●要件を伝えたい・返信を求めたい相手 ⇒TO(宛先)
●参考に確認してもらいたい相手 ⇒CC

とします。
たとえば、直接の担当者はTO、その上司や関係者をCCに入れる、という具合です。
※ 複数のメンバーでメールをやり取りしていると、「全返信」をしたときに、TOとCCが入れ替わってしまう場合がありますので注意しましょう。
(たとえば、Aさんが送信したメールにBさんが返信し、あなたはBさんの意見をふまえてAさんに返信しようとBさんのメールに「全返信」すると、TOがAさんではなくBさんになってしまいます)

BCC(Blind Carbon Copy)

BCCでメールを送ると、受信した相手には他の送信先が表示されません。
●お互い面識のない複数の相手に一斉送信する場合 ⇒BCC
※TOやCCで送ると、すべての送信先の名前やメールアドレスが受信者にわかってしまい、個人情報漏洩になってしまいます。厳重な注意が必要です。
●TOの相手に対し、他の送信先を表示させたくない、あるいは表示する必要のない場合 ⇒BCC

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